Algemene Voorwaarden

Overzicht

1. Algemeen

1. De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en (vervolg)overeenkomsten voor bbl-opleidingen, leerpleinen, modules, adviestrajecten, coördinatie, uitvoering en ondersteuning tussen Spring Instituut BV en haar opdrachtgevers, respectievelijk hun rechtsopvolgers.
2. De toepasselijkheid van de door opdrachtgever gehanteerde algemene voorwaarden wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Afwijkende voorwaarden en bedingen gelden slechts indien en voor zover deze uitdrukkelijk schriftelijk door Spring Instituut BV zijn vastgelegd of aanvaard.
3. Een vertegenwoordiger die namens opdrachtgever of rechtspersoon een overeenkomst wenst af te sluiten dient op verzoek van Spring Instituut BV zijn bevoegdheid ter zake aan te tonen.

2. Aanvaarding en uitvoering van de opdracht

1. Een opdracht komt tot stand op het moment dat Spring Instituut BV de opdracht uitdrukkelijk (schriftelijk of mondeling) heeft aanvaard of bevestigd, dan wel op het moment dat Spring Instituut BV met de uitvoering een aanvang heeft gemaakt. De opdrachtbevestiging is bepalend voor de inhoud van de overeenkomst, tenzij hier binnen 8 (werk)dagen na dagtekening hiervan schriftelijk bezwaar wordt gemaakt door opdrachtgever.
2. Opdrachtgever dient zorg te dragen voor zodanige omstandigheden dat Spring Instituut BV de opdracht naar behoren uit kan voeren. Opdrachtgever dient tijdig de voor de opzet en uitvoering van de opdracht redelijkerwijs benodigde en essentiële informatie te verstrekken op voldoende gedetailleerde wijze zoals gezamenlijk overeengekomen. Opdrachtgever en alle personen werkzaam voor of in opdracht van opdrachtgever die aan de opdracht meewerken of hierin betrokken zijn dienen medewerking te verlenen en te weten wat deze medewerking inhoudt.
3. Het is Spring Instituut BV na overleg met de opdrachtgever toegestaan derden te betrekken of in te schakelen bij de uitvoering van de opdracht, dan wel de opdracht geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan derden.
4. De door Spring Instituut BV in een opdracht in te zetten medewerkers, freelancers, specialisten en deskundigen worden zorgvuldig geselecteerd op relevante kennis, ervaring en persoonlijke eigenschappen om de opdracht uit te voeren.
5. Het is opdrachtgever toegestaan om in overleg met Spring Instituut BV om andere medewerkers, freelancers, specialisten en deskundigen te verzoeken of aan te dragen, mits dit niet ten koste gaat van de kwaliteit en continuïteit van de uitvoering van de opdracht.
6. Spring Instituut BV houdt opdrachtgever op de hoogte van de voortgang van de uitvoering van de opdracht. Spring Instituut BV geeft opdrachtgever desgewenst inzage in de werkwijze, status en opgestelde planning en deadlines.
7. Indien zich tijdens de uitvoering van de opdracht feiten of omstandigheden voordoen die de uitvoering van de opdracht of het beoogde resultaat beïnvloeden, kunnen de condities waaronder de opdracht is aanvaard in overleg worden aangepast.
8. Het is opdrachtgever niet toegestaan tijdens de contractperiode met Spring Instituut BV andere contracten of samenwerking aan te gaan met andere partijen op het gebied van online modules dan met de reeds bestaande partijen of met andere partijen op het gebied van bbl-opleidingen.

3. (Tussentijdse) beëindiging van de opdracht

1. Indien Spring Instituut BV door een niet toerekenbare tekortkoming of omstandigheden buiten haar invloedssfeer (overmacht) niet aan haar verplichtingen jegens opdrachtgever kan voldoen, wordt de nakoming van die verplichtingen opgeschort voor de duur van de overmachttoestand. Indien de overmachttoestand onredelijk lang duurt, hebben partijen het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, voor zover de overmachttoestand dit rechtvaardigt. Spring Instituut BV zal opdrachtgever zo spoedig mogelijk van een (dreigende) overmachttoestand op de hoogte stellen.
2. Spring Instituut BV is gerechtigd de overeenkomst zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien de opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft aangevraagd of heeft verkregen en/of anderszins het vrije beheer over zijn vermogen heeft verloren.
3. Indien de opdrachtgever de opdracht tussentijds beëindigt of Spring Instituut BV de opdracht beëindigt om de bij 2. omschreven dwingende redenen, heeft Spring Instituut BV recht op compensatie van de door haar te lijden schade en/of omzetverlies, alsmede de door Spring Instituut BV uit hoofde van de opdracht aangegane verplichtingen jegens derden.
4. Na afronding van de opdracht zal een evaluatie plaatsvinden tussen Spring Instituut BV en opdrachtgever. Desgewenst, door Spring Instituut BV en/of opdrachtgever, kunnen gedurende de uitvoering van de opdracht evaluatiemomenten worden gepland.

4. Vertrouwelijkheid

1. Omtrent alle informatie, gegevens en documenten die door opdrachtgever aan Spring Instituut BV of door Spring Instituut BV in de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden ter hand is gesteld zal uiterste zorgvuldigheid en geheimhouding worden betracht, voor zover dit redelijkerwijs kan worden verlangd.
2. Informatie van vertrouwelijke aard zal uitsluitend worden gebruikt indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede uitvoering van de opdracht. Gegevens omtrent de opdrachtgever, de opdracht en de resultaten zullen slechts aan derden worden verstrekt in overleg met en na instemming van de opdrachtgever.

5. Honorarium, kosten en betalingen

1. Spring Instituut BV brengt een honorarium in rekening dat in overeenstemming is met de verrichte diensten en aanvaarde verantwoordelijkheden. Het honorarium wordt bepaald aan de hand van de aan de inventarisatie, voorbereiding, coördinatie, uitvoering en uitvoeringsbegeleiding bestede aantal uren arbeid en kosten.
2. Spring Instituut BV is gerechtigd om de door haar gehanteerde bedragen aan te passen indien als gevolg van wettelijke regelingen of andere van Spring Instituut BV onafhankelijke oorzaken een kostenstijging voor Spring Instituut BV plaatsvindt. Te denken valt aan de stijging van het wettelijk verplichte lesgeldbedrag per student per jaar. Spring Instituut BV zal opdrachtgever hiervan onverwijld en op de meest geëigende wijze op de hoogte stellen en deze kostenverhoging bij de eerstvolgende factuur aan opdrachtgever doorberekenen.
3. Spring Instituut BV declareert haar honorarium en kosten op momenten overeengekomen in de opdrachtbevestiging.
4. Op alle facturen is een betalingstermijn van 30 dagen te rekenen vanaf de datum van de factuur van toepassing.
5. Indien een opdracht tegen een projectsom of vooraf overeengekomen vaststaande opdrachtsom wordt aanvaard, dient 65% bij aanvang van de werkzaamheden c.q. uitvoering en 35% bij voltooiing van de opdracht te worden voldaan tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
6. Opdrachtgever is, zonder nadere ingebrekestelling, over alle bedragen die niet uiterlijk op de laatste dag van de betalingstermijn zijn betaald, vanaf die dag een vertragingsrente verschuldigd gelijk aan 2% per maand of een gedeelte daarvan.
7. In geval van niet tijdige betaling zal Spring Instituut BV de daardoor veroorzaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten op opdrachtgever mogen vorderen waarbij Spring Instituut BV niet gehouden is aan te tonen wat de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn.

6. Aansprakelijkheid en vrijwaring

1. Behoudens de algemene regels van openbare orde en goede trouw is de aansprakelijkheid van Spring Instituut BV in beginsel uitgesloten, tenzij grove schuld of opzet kan worden aangetoond. Voor het overige vrijwaart opdrachtgever Spring Instituut BV volledig terzake van welke vordering tot schadevergoeding dan ook.
2. Een eventuele aansprakelijkheid van Spring Instituut BV is te allen tijde beperkt tot de netto waarde van het honorarium.
3. Het is opdrachtgever niet toegestaan de door Spring Instituut BV voor projecten bij opdrachtgever ingeschakelde medewerkers, freelancers, specialisten en deskundigen rechtstreeks opdracht(en) te verstrekken of hieromtrent in onderhandeling te treden, in dienst te nemen of over indiensttreding te onderhandelen, dan in overleg met Spring Instituut BV, waarbij Spring Instituut BV een schadeloosstelling kan verlangen.
4. Indien opdrachtgever de door Spring Instituut BV bij opdrachtgever ingeschakelde medewerkers, freelancers, specialisten en deskundigen zonder medeweten en uitdrukkelijke instemming van Spring Instituut BV rechtstreeks benadert en een overeenkomst of dienstverband aangaat, is Spring Instituut BV gerechtigd een bedrag van minimaal € 720,- per gewerkte dag in rekening te brengen tot een maximum van 60 dagen.

7. Uitvoering en eigendom

1. Gedurende de uitvoering van de opdracht blijven alle hierbij gebruikte ideeën, teksten, vormgeving, materialen, instrumenten, technieken en software eigendom van Spring Instituut BV, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Openbaarmaking kan gedurende de uitvoering derhalve alleen geschieden na verkregen toestemming van Spring Instituut BV.

2. De intellectuele eigendomsrechten op het lesmateriaal ontwikkeld door Spring Instituut, blijven te allen tijde bij Spring Instituut. Gebruik van lesmateriaal en het verkrijgen van online toegang tot opleidingen, modules en cursussen anders dan voor de persoonlijke studie of rol in de studie of het leertraject is niet toegestaan, evenmin als het verkopen of afstaan van persoonlijke inlogcode aan derden. Bij misbruik hiervan kan de toegang tot de opleiding, module of cursus worden geblokkeerd. Alle rechten, inclusief het auteursrecht, op de door Spring Instituut verschafte en samengestelde leermiddelen, blijven van Spring Instituut. Niets uit de opleidingen, cursussen of modules mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Spring Instituut.

Aanmeldingsvoorwaarden bbl-opleidingen

1. Algemeen

1. De aanmeldingsvoorwaarden voor bbl-opleidingen zijn van toepassing op alle aanmeldingen voor bbl-opleidingen tussen Spring Instituut B.V. en haar opdrachtgevers (werkgevers en studenten).
2. De toepasselijkheid van de door opdrachtgever gehanteerde algemene voorwaarden wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Afwijkende voorwaarden en bedingen gelden slechts indien en voor zover deze uitdrukkelijk schriftelijk door Spring Instituut B.V. zijn vastgelegd of aanvaard.
3. Een vertegenwoordiger die namens opdrachtgever of rechtspersoon een overeenkomst wenst af te sluiten dient op verzoek van Spring Instituut B.V. zijn bevoegdheid ter zake aan te tonen.

2. Totstandkoming overeenkomst

1. De overeenkomst tussen leerbedrijf, student en Spring Instituut komt tot stand zodra het volledige aanmeldingsformulier (conform richtlijnen op het aanmeldingsformulier) door Spring Instituut is ontvangen en Spring Instituut de ontvangst daarvan heeft bevestigd per e-mail. Deze overeenkomst geldt voor de duur dat de student(en) gebruik maakt van de opleiding en/of staat ingeschreven bij Spring Instituut of ORGB.
2. Op basis van de Koppelingswet is iedere onderwijsinstelling in Nederland wettelijk verplicht na te gaan of mensen gerechtigd zijn deel te nemen aan en gebruik te maken van onderwijsvoorzieningen. Daartoe dient nagegaan te worden of iemand rechtmatig in Nederland verblijft. Om dit te kunnen controleren, vragen wij studenten bij de start van een inschrijving een geldig identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument) te overleggen. Het identiteitsbewijs gebruikt Spring Instituut en we ook om de geregistreerde gegevens te controleren op juistheid en volledigheid. De gegevens, die wij registreren, zijn:

• Achternaam en voornamen (bij getrouwde studenten registreren wij alleen de eigen achternaam)
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Geboorteland
• Geslacht
• Geldigheidsperiode van het identiteitsbewijs

De kopie van het ID/paspoort wordt doorgestuurd naar ORGB als studenten daar worden ingeschreven en door Spring Instituut of ORGB vernietigd na het uitvoeren van deze controles. Er kan op enig moment opnieuw een kopie gevraagd worden van het identiteitsbewijs. Daarnaast zal bij een wijziging van de opleiding of vervolgopleiding een nieuwe kopie opgevraagd worden, als deze leidt tot een nieuw te ondertekenen onderwijsovereenkomst en het eerder gecontroleerde identiteitsbewijs verlopen is.
3. Spring Instituut en ORGB behouden zich het recht voor om aanvullende gegevens, die wettelijk worden bepaald, op te vragen bij de student.
4. Voor particulieren geldt dat de overeenkomst met Spring Instituut binnen 14 kalenderdagen nadat deze tot stand is gekomen kosteloos en zonder opgaaf van redenen mag ontbinden (herroepingsrecht). Het leerbedrijf of de aangemelde student maakt gebruik van het herroepingsrecht door binnen deze periode per post of e-mail een het ontbinding/herroepingsformulier te sturen waarin staat vermeld dat de overeenkomst moet worden ontbinden.
5. Is een aangemelde student niet toelaatbaar voor de opleiding en wordt daarom niet met de opleiding gestart, dan komt geen overeenkomst tot stand.
6. Nadat de inloggegevens naar de student per e-mail zijn verstuurd, ook voordat de termijn van 14 kalenderdagen is verstreken, en na afloop van de bedenktijd is kosteloze annulering niet mogelijk.
7. De aanmelding voor een bbl-opleiding bij Spring Instituut B.V. is strikt persoonlijk. Alle gegevens die met betrekking tot de aanmelding worden verstrekt worden strikt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt.
8. Een student moet de beschikking hebben over een computer of laptop met webcam om de opleiding te kunnen volgen.
9. Alle overeenkomsten zijn onder voorbehoud van typefouten. Voor de gevolgen van dergelijke fouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard. Er komt geen overeenkomst tot stand op basis van dergelijke fouten.

3. Inschrijving

1. Een student wordt ingeschreven bij Spring Instituut of ORGB na het doorlopen van de gehele aanmeldingsprocedure bestaande uit een akkoord op het aanmeldingsformulier en het volbrengen van het intakegesprek.
2. Na inschrijving bij Spring Instituut of ORGB dienen de volgende documenten te worden ondertekend door de student en/of het leerbedrijf en geretourneerd aan Spring Instituut of ORGB (indien van toepassing):

  • Onderwijsovereenkomst.
  • Beroepspraktijkvorming overeenkomst.

4. Betaling

1. Nadat een overeenkomst tot stand is gekomen tussen Spring Instituut en werkgever, geldt de betalingsverplichting.
2. Het bedrag dat per student of per groep studenten dient te worden betaald staat vermeld op de overeenkomst die tussen werkgever en Spring Instituut schriftelijk is overeengekomen. De standaardprijs van een bbl-opleiding bij aanmelding van 1 tot 5 studenten is € 3.450,- per jaar. Deze studenten zullen gezamenlijk van start kunnen gaan met andere studenten van andere bedrijven indien in deze regio minimaal 10 aanmeldingen zijn binnengekomen. Spring Instituut informeert deze bedrijven wanneer er voldoende aanmeldingen zijn en deze groep kan starten. Indien een bedrijf een eigen groep studenten opgeeft dan zijn de bedragen als volgt: een groep van 5-9 studenten €3.300,- per student per jaar. Bij een groepsgrootte van 10-19 studenten is het bedrag € 3.000,- per student per jaar, en bij een groepsgrootte van 20 studenten bedraagt het bedrag € 2.700,- per student per jaar. De prijs voor een losse aanmelding is het bedrag € 3.600,-  per medewerker. Een bedrijf mag studenten opgeven voor alle opleidingen die Spring Instituut aanbiedt. De studenten binnen een groep mogen verschillende opleidingsniveaus volgen.

Voor studenten op mbo-2 niveau betaalt u altijd eenmalig een jaarfactuur. Indien u een mbo-3 student inschrijft ontvangt u, na 11 maanden looptijd van de opleiding, een factuur per student voor de 2e helft van het studiejaar. Indien u een mbo-4 student inschrijft ontvangt u, na 11 maanden looptijd van de opleiding, een tweede jaarfactuur per student. Mocht een student langer dan de standaard termijn met de opleiding bezig zijn, dan zal per kwartaal een aanvullende factuur worden verstuurd.

Is een aangemelde student niet toelaatbaar voor de opleiding en wordt er daarom niet met de opleiding gestart, dan telt deze student niet mee en kan een andere student binnen de overeenkomst worden aangemeld.

Voor iedere volgende student buiten het overeengekomen aantal in deze overeenkomst bij punt 1, geldt de reguliere prijs.

Na akkoord op de overeenkomst of na ontvangst van een aanmeldingsformulier wordt voor bedrijfsgroepen overgegaan tot facturatie van 50% van de kosten van het opleidingspakket. 30 dagen voorafgaand aan de daadwerkelijke start van de opleiding (de startbijeenkomst) wordt de overige 50% gefactureerd.

Voor studenten die zijn aangemeld voor een regionale groep (1-5 studenten) wordt bij aanmelding 50% in rekening gebracht en de overige 50% bij de daadwerkelijke start van deze groep (startbijeenkomst). Indien na 12 maanden blijkt dat er onvoldoende studenten zijn om een regionale groep te laten starten, dan zal deze 50% worden gerestitueerd.

3. Jaarlijks kan het bedrag binnen de overeenkomst aangepast worden op basis van prijsinflatie en/of kostenverhogende onderdelen van het aangeboden onderwijsconcept.
4. De werkgever, het leerbedrijf, of een andere persoon vermeld op het aanmeldingsformulier, ontvangt een factuur voor het verschuldigde opleidingsbedrag. Indien meerdere medewerkers tegelijkertijd worden aangemeld, dan zullen deze allen op één factuur staan. Op de factuur staan de namen van de medewerkers en de opleidingen waarvoor zij zich aanmelden, vermeld. Indien wenselijk kunnen andere gegevens op de factuur worden gepresenteerd nadat dit schriftelijk kenbaar is gemaakt.
5. De werkgever, of andere persoon vermeld op het aanmeldingsformulier, ontvangt de eerste jaarfactuur bij aanmelding. De tweede jaarfactuur ontvangt hij een jaar nadat de inloggegevens zijn verstuurd.
6. Het staat de werkgever vrij een studieovereenkomst op te stellen tussen werkgever en student voor de gemaakte kosten. De studieovereenkomst is te allen tijde een overeenkomst tussen de student en de werkgever, Spring Instituut heeft hierin geen enkele rol.
7. Op alle facturen is een betalingstermijn van 30 dagen van toepassing. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
8. Werkgever of andere persoon vermeld op het aanmeldingsformulier, is zonder nadere ingebrekestelling, over alle bedragen die niet uiterlijk op de laatste dag van de betalingstermijn zijn betaald, vanaf die dag een vertragingsrente verschuldigd gelijk aan 1% per maand of een gedeelte daarvan.
9. Wanneer niet volgens afspraak wordt betaald, kan Spring Instituut B.V. de toegang tot de opleiding tijdelijk stopzetten tot de achterstand in betaling is ingelopen. Dit betekent niet dat daarmee de overeenkomst tussen u en Spring Instituut is beëindigd. Indien hierdoor studievertraging ontstaat dan geeft Spring Instituut geen garantie dat de opleiding binnen de wettelijke termijn kan worden volbracht.

10. In geval van niet tijdige betaling zal Spring Instituut B.V. de daardoor veroorzaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten op opdrachtgever mogen vorderen waarbij Spring Instituut B.V. niet gehouden is aan te tonen wat de daadwerkelijk gemaakte kosten zijn.

5. Beëindiging

1. De overeenkomst tussen werkgever en/of student en Spring Instituut B.V. wordt automatisch beëindigd nadat de student de opleiding afrondt en het diploma heeft ontvangen.
2. De overeenkomst kan voortijdig worden beëindigd wanneer de student:

  • Voortijdig wordt uitgeschreven bij Spring Instituut of ORGB, vrijwillig of onvrijwillig.

3. Bij voortijdige beëindiging van de overeenkomst moeten Spring Instituut en/of ORGB schriftelijk op de hoogte worden gesteld.
4. Voortijdige beëindiging van de overeenkomst is definitief wanneer de student bij Spring Instituut of ORGB is uitgeschreven.
5. Voortijdige beëindiging van de overeenkomst leidt niet tot restitutie van de door de werkgever of student verschuldigde bedrag of het vervallen van de betaalplicht daarvan.
6. Bij voortijdige beëindiging van de overeenkomst verliezen de student en het leerbedrijf het recht gebruik te maken van de opleiding. De toegang tot de opleiding is dan niet meer mogelijk tenzij schriftelijk anders is overeengekomen met Spring Instituut B.V..
7. Spring Instituut B.V. is gerechtigd de overeenkomst zonder ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien de werkgever of het leerbedrijf in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft aangevraagd of heeft verkregen en/of anderszins het vrije beheer over zijn vermogen heeft verloren.

 6. Rechten van intellectuele of industriële eigendommen.

1. Gebruik van lesmateriaal en het verkrijgen van online toegang tot opleidingen anders dan voor de persoonlijke studie of rol in de studie of het leertraject is niet toegestaan, evenmin als het verkopen of afstaan van persoonlijke inlogcode aan derden. Bij misbruik hiervan kan de toegang tot de opleiding worden geblokkeerd. Alle rechten, inclusief het auteursrecht, op de door Spring Instituut verschafte en samengestelde leermiddelen, blijven eigendom van Spring Instituut.

7. Klachtenregeling Spring Instituut

1. Begripsomschrijving

Klacht
Elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door Spring Instituut of een medewerker van Spring Instituut, door klager kenbaar gemaakt.

Klager
De student of werkgever, die een overeenkomst heeft of heeft gehad met Spring Instituut, of een vertegenwoordiger van één van beide die een klacht uit.

Klachtenprocedure
De door Spring Instituut gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.

Klachtenregeling
Dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de door Spring Instituut gehanteerde klachtenprocedure.

Klachtenfunctionaris
Klachten worden door het MT van Spring Instituut behandeld, Marcel Miltenburg is de klachtenfunctionaris.

Klachtenregistratieformulier
Het door Spring Instituut te gebruiken formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure.

Geschillencommissie
De commissie ingesteld door Spring Instituut om geschillen te beoordelen als de door Spring Instituut aangereikte oplossing voor de geuite klacht niet tot tevredenheid leidt. De geschillencommissie bestaat uit mr. R. Slof.

2. Informatie

Bij het aangaan van een overeenkomst met Spring Instituut worden studenten en werkgevers geïnformeerd over de algemene aanmeldingsvoorwaarden waarin de klachtenregeling van Spring Instituut is opgenomen. De algemene aanmeldingsvoorwaarden moeten worden geaccordeerd. De klachtenregeling is op de website van Spring Instituut gepubliceerd.

3. De interne klachtenprocedure

  1. Klachten dienen binnen 14 dagen na het ontstaan van de situatie waarover de klacht gaat, kenbaar te worden gemaakt.
  2. Klachten kunnen kenbaar worden gemaakt door een e-mail te sturen naarinfo@springinstituut.nl.
  3. Wanneer de klager Spring Instituut benadert met een klacht dan dient de betrokken medewerker daarvan in kennis te worden gesteld;
  4. Binnen 4 werkdagen wordt een bevestiging van ontvangst van de klacht gemaild door de betrokken medewerker dan wel de klachtenfunctionaris met daarin uitleg over de klachtenprocedure en het tijdspad.
  5. De betrokken medewerker tracht samen met de klager tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris;
  6. De betrokken medewerker respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling;
  7. Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd;
  8. De beslissing op de klacht wordt aan de klager medegedeeld;
  9. Wanneer in het contact met de klager de klacht niet tot tevredenheid wordt afgehandeld wordt de kwestie voorgelegd aan de Geschillencommissie van Spring Instituut.
  10. Het oordeel van de geschillencommissie is bindend voor beide partijen.
  11. Consequenties naar aanleiding van het oordeel van de geschillencommissie worden binnen 30 dagen afgehandeld.

4. Registratie en classificatie van de klacht

  1. Alle klachten worden geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier;
  2. De klachtenfunctionaris registreert en classificeert de klacht;
  3. De klacht wordt geclassificeerd;
    1. naar wijze van indiening als
      1. mondeling
      2. schriftelijk
    2. naar aard van de klacht volgens onderstaande categorieën
      1. klachten over informatievoorziening door Spring Instituut;
      2. klachten over inhoudelijke aspecten van de dienstverlening;
      3. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening;
      4. klachten over praktijkvoering in het algemeen.
  4. Een klacht kan in meerdere klassen worden ingedeeld;
  5. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de betrokken medewerker en de klachtenfunctionaris het Klachtenregistratieformulier.
  6. Klachten worden door beide partijen, Spring Instituut en klager, vertrouwelijk behandeld.
  7. Een geregistreerde klacht en wijze van afhandeling van de klacht worden 2 jaar bewaard.

5. Verantwoordelijkheden

  1. De betrokken medewerker en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten;
  2. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier;
  3. De betrokken medewerker houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de verdere afhandeling van de klacht;
  4. De klacht dient binnen vier weken schriftelijk door Spring Instituut afgehandeld te zijn;
  5. De klachtenfunctionaris zorgt voor een reactie naar de klager;
  6. De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

6. Analyse van de klachten

  1. De klachtenregistratieformulieren worden na afhandeling van de klacht verzameld bij de klachtenfunctionaris;
  2. De klachtenfunctionaris brengt van de afhandeling van klachten periodiek verslag uit;
  3. De klachtenfunctionaris verwerkt de gegevens en maakt jaarlijks een analyse;
  4. De klachtenfunctionaris doet tevens aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.

7. Intern bespreken

  1. Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse in het MT van Spring Instituut besproken;
  2. Maatregelen ter verbetering worden voorbereid en gepland;
  3. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden van deze vergadering en het maken van een analyse.

8. Preventieve actie

  1. Op grond van de jaarlijkse analyse van de klachtenfunctionaris beslist Spring Instituut over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening;
  2. De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de Springvergadering.